Criar segmento de contatos por observações de chamadas
Como criar uma lista de contatos no HubSpot usando como critério de filtro as observações registradas pelas consultoras durante ou após as chamadas — e não as propriedades estruturadas do CRM.
Criar segmento de contatos por observações de chamadas
Processo para criar um segmento (lista) de contatos no HubSpot filtrando pelas observações registradas nas chamadas. Permite localizar contatos em que determinados termos, padrões ou informações foram mencionados pelas consultoras, mesmo que esses dados não estejam mapeados em propriedades estruturadas do CRM.
- For necessário buscar contatos com base em termos mencionados nas observações das chamadas.
- For preciso identificar padrões recorrentes nas conversas comerciais.
- Houver informações relevantes que ainda não estão mapeadas em propriedades do HubSpot.
- A área precisar apoiar análises qualitativas do time de vendas.
- For necessário investigar temas citados pelas consultoras em atendimentos.
- For necessário criar uma base segmentada a partir de registros de chamadas.
No HubSpot, existem dois campos distintos que podem se confundir:
- Observações de chamadas — campo do objeto Chamadas. É onde as consultoras registram comentários ricos sobre o atendimento: objeções, contexto do candidato, dúvidas, intenção de compra e outros sinais relevantes. Este é o campo correto para este POP.
- Observações dentro de atividades — campo geralmente visível no header do contato. Costuma ficar vazio ou conter apenas informações operacionais simples, como indicação de bolsa aplicada. Não usar como base deste processo.
Passo a passo
Acessar a área de Segmentos no HubSpot
Entre no HubSpot e acesse a área de Segmentos. No HubSpot, listas e segmentos são a mesma coisa — o nome pode variar conforme a versão da interface.
Criar um novo segmento
Clique para criar um novo segmento e selecione o tipo como lista de contatos.
Localizar a área de filtros
Na tela de criação do segmento, localize a área onde os filtros são configurados. Por padrão, o objeto exibido é Contatos.
Alterar o objeto de filtro para Chamadas
Em vez de filtrar por propriedades do contato, é necessário filtrar por um objeto associado. Clique na opção que permite selecionar outro objeto e navegue até Objetos padrão. Dentro de objetos padrão, selecione Chamadas.
Pesquisar o campo Observações de chamadas
Com o objeto Chamadas selecionado, pesquise pelo campo Observações de chamadas. Selecione esse campo como critério do filtro.
Configurar o critério de busca com o termo desejado
Defina a condição do filtro (por exemplo: contém) e insira o termo que deseja buscar nas observações. Use os termos que precisam ser investigados — palavras, expressões ou padrões mencionados pelas consultoras durante os atendimentos.
Gerar e salvar o segmento
Após configurar os filtros, gere o segmento. Salve com um nome claro e fácil de identificar — inclua o termo pesquisado e a data, se necessário.
Validar exemplos manualmente
Abra alguns contatos da lista como amostra. Confirme que os contatos retornados realmente possuem observações de chamadas contendo o termo pesquisado. Essa validação é obrigatória antes de usar o segmento como base para decisões ou automações.
- O segmento foi criado como lista de contatos.
- O filtro foi configurado a partir de Objetos padrão.
- O objeto selecionado foi Chamadas.
- O campo usado foi Observações de chamadas — não foi confundido com observações de atividades.
- O termo de busca foi inserido corretamente.
- A lista retornou contatos com observações feitas pelas consultoras.
- Alguns contatos foram validados manualmente.
- O segmento foi salvo com um nome claro e fácil de identificar.
- Criar uma lista vazia por selecionar o objeto ou campo errado.
- Buscar o termo em propriedades de contato em vez de buscar nas observações de chamadas.
- Confundir observações de chamadas com observações genéricas de atividades — campo que costuma estar vazio ou conter apenas informações operacionais simples.
- Tomar decisões com base em uma segmentação mal configurada.
- Não identificar padrões relevantes porque os termos pesquisados foram escritos de forma diferente pelas consultoras.
Resultado esperado
Um segmento de contatos é criado com filtro configurado no objeto Chamadas, campo Observações de chamadas, com o termo desejado. A lista retorna contatos cujas consultoras registraram esse termo durante os atendimentos. O segmento é validado manualmente e salvo com nome identificável, pronto para uso em análises, campanhas ou automações.