Rotacionar contatos antigos entre consultores atuais
Como criar uma lista segmentada de contatos antigos e distribuí-los de forma igualitária entre os consultores atuais, especialmente quando um novo consultor entra no time e precisa de uma base inicial para trabalhar.
Rotacionar contatos antigos entre consultores atuais
Processo para redistribuir contatos de negócios anteriores entre os consultores atuais. Cobre a criação de uma lista segmentada com critérios de inclusão e exclusão, validação manual dos resultados e configuração de um fluxo de rotação igualitária.
- Um novo consultor entrar no time e precisar de uma base inicial de contatos.
- For necessário redistribuir contatos antigos para equilibrar as bases entre consultores.
- Houver contatos de processos anteriores que podem ser reaproveitados comercialmente.
- For preciso criar uma base de trabalho inicial para consultores atuais.
Passo a passo
Criar nova lista de contatos em Segmentos
No HubSpot, acesse a área de Segmentos e crie uma nova lista de contatos. Todos os filtros a seguir serão configurados nessa lista.
Incluir contatos de processos anteriores
Adicione um filtro de negócios associados com o critério:
- Propriedade: Pipeline
- Condição: é qualquer um de
- Valor: Processos anteriores
Isso traz contatos associados a negócios de pipelines de processos anteriores.
Filtrar por negócios de especialização
No mesmo bloco de negócios associados, adicione um segundo critério:
- Propriedade: Nome do negócio
- Condição: contém exatamente
- Valor: especialização
Isso restringe a lista a contatos associados a negócios de especialização.
Excluir contatos com negócio matriculado
Ainda no bloco de negócios associados, adicione um critério de exclusão:
- Propriedade: Nome do negócio
- Condição: não contém nenhum de
- Valor: matriculado
Garante que contatos associados a negócios com matrícula confirmada não entrem na rotação.
Excluir contatos em pipelines atuais
Adicione filtros para excluir contatos que já estejam em pipelines ativos. Configure um critério de negócios associados com:
- Propriedade: Pipeline
- Condição: não é nenhum de
- Valor: Pós-graduação, Graduação EAD, Presencial, Retenção (e demais pipelines ativos)
Evita interferir em negociações ativas e contatos já sendo trabalhados.
Gerar e revisar a lista
Com todos os filtros configurados, gere a lista. Revise se os critérios estão coerentes: a lista deve trazer contatos de processos anteriores de especialização, sem matriculados e sem contatos em pipelines atuais.
Validar exemplos manualmente
Abra alguns contatos da lista como amostra e verifique:
- O contato realmente vem de processo anterior.
- O negócio associado contém "especialização".
- O negócio não contém "matriculado".
- O contato não está associado a pipeline atual.
- O contato faz sentido para ser trabalhado pelo time comercial.
Essa validação é obrigatória antes de usar a lista em qualquer fluxo.
Criar o fluxo de rotação
Com a lista validada, crie um novo workflow. Configure o gatilho como Contato pertence à lista criada. Quando o contato entrar na lista, ele será inscrito automaticamente no fluxo de rotação.
Configurar a rotação entre consultores
No fluxo, configure a ação de rotação/distribuição entre os consultores atuais. Inclua todos os consultores que devem participar da redistribuição — incluindo o novo consultor. A rotação deve ser igualitária para que a base seja distribuída de forma equilibrada.
Revisar e ativar o fluxo
Antes de ativar, confirme:
- A lista está correta e os contatos são elegíveis.
- Nenhum matriculado foi incluído.
- Contatos de pipelines atuais foram excluídos.
- Todos os consultores atuais estão na rotação.
- O novo consultor foi incluído corretamente.
- A ação de rotação está configurada de forma igualitária.
Após a revisão, ative o fluxo.
- Contatos já matriculados podem ser redistribuídos indevidamente.
- Contatos em negociação ativa podem ser enviados para outro consultor, gerando conflito de propriedade.
- A base pode ser distribuída de forma desigual entre os consultores.
- O novo consultor pode ficar sem contatos suficientes ou receber contatos que não deveriam ser retrabalhados.
- Relatórios e históricos comerciais podem ficar inconsistentes por abordagem duplicada.
Resultado esperado
Uma lista de contatos qualificada é criada com os filtros corretos, validada manualmente e usada como gatilho de um fluxo de rotação. Os contatos antigos de especialização são distribuídos de forma igualitária entre os consultores atuais, incluindo o novo consultor. Nenhum contato matriculado ou em pipeline ativo entra na rotação.