Como o HubSpot do CEUB está organizado.
Um guia de referência sobre a estrutura da conta: os objetos que a compõem, como eles se identificam, como se relacionam e os padrões que governam a operação.
O que é o HubSpot e como ele se organiza.
O HubSpot é a plataforma central de CRM e marketing do CEUB. Ele reúne contatos, processos seletivos, comunicações e automações em um único ambiente. Para entender qualquer processo da área, é preciso primeiro entender como a plataforma organiza suas informações.
O HubSpot é estruturado em objetos. Cada objeto é um tipo de registro com propriedades próprias. A operação do CEUB usa cinco objetos principais — e tudo que acontece na plataforma é, essencialmente, uma ação sobre um desses objetos ou uma relação entre eles.
A cadeia de relações
Os objetos da conta.
Cada objeto tem propriedades que o identificam de forma única. Saber quais são essas propriedades é fundamental para entender os processos, filtros e automações da conta.
No contexto do CEUB, um contato é criado automaticamente quando alguém preenche um formulário em uma landing page, se inscreve em um processo seletivo ou entra pelo Spread.chat. O que torna um contato único é a combinação de:
| Propriedade | Nome interno | Por que importa |
|---|---|---|
| ID único | hs_object_id | Identificador numérico imutável. Nunca muda, mesmo que o nome ou e-mail do contato seja atualizado. É a referência definitiva para qualquer integração ou automação. |
email | Principal campo de deduplicação. Se um contato já existe com aquele e-mail, o HubSpot atualiza o registro em vez de criar um novo. É o campo que une registros de fontes diferentes. | |
| Estágio do ciclo de vida | lifecyclestage | Indica onde o contato está na jornada: Lead → MQL → SQL → Oportunidade → Cliente. Governa a maioria das automações e segmentações da conta. |
| Dono (owner) | hubspot_owner_id | Consultor responsável pelo contato. Determina para quem as tarefas e notificações são enviadas e é usado nas redistribuições de base. |
| Fonte original | hs_analytics_source | De onde veio o contato (mídia paga, formulário, importação, etc.). Usada em relatórios de origem de leads. |
No CEUB, um Negócio é criado automaticamente para cada candidato em cada processo seletivo. Isso significa que um mesmo contato pode ter vários negócios — um por processo seletivo que participou ao longo dos anos.
| Propriedade | Nome interno | Por que importa |
|---|---|---|
| Nome do negócio | dealname | Segue o padrão estruturado: [Forma de ingresso] [Período] — [Etapa] — [Nome do candidato]. Exemplo: "ENEM 02/2026 — Convocado — João Silva". Permite identificar o processo seletivo e a etapa de um relance. |
| Pipeline | pipeline | Define a qual processo seletivo o negócio pertence (Grad Presencial, Grad EAD, Especialização, Retenção). Ver seção de Pipelines abaixo. |
| Etapa do negócio | dealstage | A etapa atual dentro do pipeline. Governa as automações de comunicação — cada mudança de etapa pode disparar e-mails, tarefas ou notificações. |
| Data de fechamento | closedate | Preenchida quando o negócio chega à etapa final (Matriculado ou equivalente). Usada nos relatórios de conversão por período. |
Um ticket representa uma interação de atendimento. No CEUB, a maioria dos tickets é criada automaticamente quando um candidato ou aluno inicia uma conversa no Spread.chat. O ticket registra o histórico da conversa e pode ser associado ao contato e ao negócio correspondente.
| Propriedade | Nome interno | Por que importa |
|---|---|---|
| Assunto | subject | Título do atendimento. Gerado automaticamente pelo Spread.chat com base no template de mensagem que iniciou a conversa. |
| Etapa do pipeline | hs_pipeline_stage | Status do atendimento (Novo, Em andamento, Resolvido, etc.). Determina se o ticket ainda precisa de ação humana. |
| Prioridade | hs_ticket_priority | Nível de urgência do atendimento. Usado para triagem quando há volume alto de tickets simultâneos. |
Uma lista agrupa contatos que compartilham uma característica. Pode ser dinâmica (se atualiza automaticamente conforme os critérios são atendidos) ou estática (snapshot de um momento, não muda). No CEUB, as listas dinâmicas são usadas em automações de nutrição; as estáticas, em ações pontuais como disparos de WhatsApp.
| Propriedade | Por que importa |
|---|---|
| Nome da lista | Segue padrões de nomenclatura estruturados (ver seção abaixo). O nome comunica imediatamente o público, o período e o objetivo da lista. |
| Tipo (dinâmica / estática) | Dinâmica: alimenta automações contínuas. Estática: usada para ações únicas — um envio de WhatsApp, uma redistribuição de base. |
| Critério de inclusão | As regras que determinam quem entra na lista. Podem combinar propriedades do contato, histórico de e-mails, negócios associados e muito mais. |
Quando alguém clica em um anúncio do CEUB, geralmente cai em uma landing page hospedada no HubSpot. O preenchimento do formulário cria automaticamente o contato na base e dispara as automações de qualificação e distribuição para os consultores.
| Propriedade | Por que importa |
|---|---|
| Nome da LP | Segue o padrão IC - [Modalidade] [Curso] [Período] | [Canal]. O nome é a principal referência para rastrear de qual campanha o lead veio. |
| URL publicada | Endereço público da página. Usado nos links dos anúncios e nos UTMs para rastreamento de origem. |
| Formulário associado | O formulário é o objeto que efetivamente cria o contato. As propriedades coletadas no formulário determinam quais campos do contato são preenchidos na criação. |
Os pipelines e suas etapas.
Um pipeline é o caminho estruturado que um candidato percorre desde o primeiro contato até a matrícula. Cada etapa tem um significado operacional claro e pode disparar automações diferentes. O CEUB tem 4 pipelines.
Exemplo: "ENEM 02/2026 — Convocado — João Silva"
Esse padrão permite filtrar e identificar qualquer negócio sem abri-lo, apenas pelo nome.
Graduação Presencial
O pipeline de maior volume. Centraliza todos os candidatos da modalidade presencial, independente da forma de ingresso. Um candidato que se inscreve via ENEM e outro via Vestibular estão no mesmo pipeline, diferenciados apenas pelo nome do negócio.
Formas de ingresso: ENEM · Vestibular On-line · Transferido · 2ª Graduação
Graduação EAD
Candidatos das modalidades EAD e Híbrida. Separado do presencial para facilitar gestão, relatórios e automações específicas por modalidade. As etapas são equivalentes, mas as automações de comunicação podem ser diferentes.
Formas de ingresso: ENEM · Vestibular · Transferido
Pós-Graduação / Especialização
Candidatos de cursos de especialização. Processo mais simplificado — não há etapas de inscrição intermediárias, o candidato passa de Lead diretamente para Convocado. Cobre modalidades EAD e Semipresencial.
Modalidades: EAD · Semipresencial
Retenção
Único pipeline que não é de captação. É acionado quando um aluno já matriculado demonstra risco de evasão (cancela o curso, solicita trancamento, etc.). O objetivo aqui é reter — não converter.
Gatilho: aluno em risco de evasão
O que cada etapa significa
| Etapa | O que aconteceu | O que costuma disparar |
|---|---|---|
| Lead | O candidato preencheu um formulário ou entrou por alguma fonte, mas ainda não iniciou a inscrição no processo seletivo. | E-mail de boas-vindas, distribuição para consultor, início de nutrição. |
| Inscrição Iniciada | O candidato acessou o portal e começou a preencher a inscrição, mas não concluiu. | E-mail de recuperação de inscrição incompleta. |
| Inscrição Efetivada | A inscrição foi concluída no portal, mas ainda não foi confirmada/validada. | Confirmação de recebimento, próximos passos. |
| Inscrição Finalizada | A inscrição foi confirmada e processada pelo sistema. | Comunicação sobre o calendário do processo seletivo. |
| Convocado | O candidato foi aprovado ou selecionado e está convocado para realizar a matrícula. | E-mail de convocação com prazo e instruções de matrícula. |
| Matriculado | A matrícula foi concluída. Etapa final do pipeline de captação. | Boas-vindas ao CEUB, instruções de início de curso. |
Padrões de nomenclatura.
Os nomes de negócios, listas e landing pages seguem padrões estruturados. Saber decodificá-los é fundamental para trabalhar com filtros, relatórios e automações sem precisar abrir cada registro.
Negócios
[Forma de ingresso] [Período] — [Etapa] — [Nome do candidato]Exemplos:
· ENEM 02/2026 — Convocado — João Silva
· Vestibular On-line 02/2026 — Matriculado — Maria Lima
· Transferido 02/2026 — Lead — Carlos Souza
· Especialização — EAD 01/2026 — Lead — Ana Paula
Listas e segmentos
| Prefixo / padrão | Exemplo | Significado |
|---|---|---|
[Grad Presencial] | [Grad Presencial] Tomahawk 02/2026 | Lista relacionada a uma campanha de e-mail para candidatos da Graduação Presencial. "Tomahawk" é o nome interno de campanhas de reengajamento. |
[Pós EAD e HÍBRIDA] | [Pós EAD e HÍBRIDA] Leads não matriculados 01/2026 | Segmento de candidatos de pós-graduação que não converteram no processo anterior. |
Não matriculados [Curso] [Período] | Não matriculados 01/2026 Direito Taguatinga | Leads de um curso e período específico que chegaram ao fim do processo seletivo sem matricular. Usados em campanhas de reengajamento para o próximo processo. |
Redistribuição / Rotação contatos | Rotação contatos Grad. presencial maio/26 | Lista usada em fluxos de redistribuição de carteiras entre consultores. Identifica quais contatos precisam ser reatribuídos. |
[nome] — Split [N] | Whats Abertura PS 02/2026 — Split 3 | Divisão de uma lista grande em partes menores para disparos fracionados de WhatsApp. Evita sobrecarga no canal e facilita análise de resultados por lote. |
Egressos [Curso] [Ano] | Egressos Direito 24 e 25 | Ex-alunos formados em um curso específico. Usados em campanhas de pós-graduação ou eventos. |
[Workflows] — [data] — [ação] | [Workflows] - Apr 15 2026 - Criação de negócios 02/2026 | Listas geradas automaticamente por fluxos de automação. O nome registra quando e qual automação a criou. |
[IC] | [IC] Análise Fontes Offline 02/2026 | Listas criadas ou gerenciadas pela agência InboundCycle. "IC" como prefixo identifica a origem da lista. |
Landing Pages
IC - [Modalidade] [Curso ou Agrupamento] [Período] | [Canal]Exemplos:
· IC - [Grad Presencial] Fisioterapia 02/2026 | Comercial
· IC - [Grad Presencial] Modalidade ENEM 02/2026 | Comercial
· IC - [Grad Presencial] Engenharia e Arquitetura 02/2026 | Comercial
Decodificando: IC = InboundCycle (agência que criou). Comercial no final indica que os leads dessa página são destinados ao pipeline comercial. Outras variações de sufixo podem indicar canais diferentes (Outbound, Parceiros, etc.).
Usuários e equipes
| Domínio de e-mail | Origem | Papel na conta |
|---|---|---|
@uniceub.br | Equipe interna UniCEUB | Consultores de captação, coordenadores, lideranças. São os usuários "donos" dos contatos e responsáveis pela operação diária. |
@hithammers.com | Agência parceira Hithammers | Responsáveis pela operação de Martech, automações, integrações e suporte técnico à conta. |
@inboundcycle.com | Agência anterior InboundCycle | Criaram as landing pages, campanhas e estrutura original do funil. Ainda têm acesso para suporte e transição. |
@azen.digital | BI Analytics (Azen) | Acesso para extração de dados e construção de relatórios de BI conectados à conta. |
| AI Chatbot (LIA) | HubSpot AI | Usuário sistêmico criado pelo HubSpot para o agente de IA nativo da plataforma. Age de forma automatizada em determinadas interações. |